Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 22.10.2026

Deze privacyverklaring informeert u over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt wanneer u vykea.com bezoekt, met de verwerkingsverantwoordelijke communiceert of in de webshop bestelt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Epicode GmbH
Unterer Schrannenplatz 1, 88131 Lindau (Bodensee), Duitsland
E-mail: service@vykea.com

Functionaris voor gegevensbescherming
Veit Hemmeter
E-mail: dataprivacy@vykea.com
Per post bereikbaar via het hierboven vermelde adres van de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon (bijv. naam, adres, e-mailadres, bestel- of betalingsinformatie).

3. Rechtsgronden voor de verwerking

Afhankelijk van de aanleiding vindt de verwerking met name plaats op basis van:

  • art. 6, lid 1, onder b, van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) (overeenkomst/bestelling, klantaccount, precontractuele verzoeken)
  • art. 6, lid 1, onder c, AVG (wettelijke verplichtingen, bijv. bewaring)
  • art. 6, lid 1, onder f, AVG (gerechtvaardigde belangen, bijv. IT-beveiliging, bestrijding van misbruik)
  • art. 6, lid 1, onder a, AVG (toestemming, bijv. optionele functies voor statistiek en gebruiksgemak)

Welke informatie moet worden verstrekt, volgt onder meer uit de informatieverplichtingen van art. 13 AVG.

A) Gebruik van de website

4. Hosting & beheer (Medusa Cloud, Vercel)

De webshop draait technisch op Medusa Cloud. Aanbieder is MedusaJS, Inc., 2261 Market Street, STE 5380, San Francisco, CA 94114, USA. De verwerking van klantgegevens in het kader van de clouddiensten vindt in de regel plaats als verwerking in opdracht (art. 28 AVG), overeenkomstig de door de aanbieder ter beschikking gestelde verwerkersovereenkomst (DPA).

De hosting vindt overeenkomstig de ingestelde configuratie plaats in de regio Frankfurt am Main (EU/Duitsland). Toegang voor ondersteuning en onderhoud kan, afhankelijk van de structuur van de dienstverlener, ook locatieoverschrijdend en met name vanuit de VS plaatsvinden. Voor zover daarbij een verwerking in de VS plaatsvindt, is deze afgedekt door passende waarborgen (bijv. EU-standaardcontractbepalingen overeenkomstig de DPA van Medusa).

De uitlevering van de website (front-end) verloopt via Vercel. Aanbieder is Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Vercel verwerkt daarbij technische verbindingsgegevens (bijv. IP-adres, tijdstip, opgevraagde bronnen) als verwerker (art. 28 AVG) op basis van de DPA van Vercel. Overeenkomstig de ingestelde configuratie verloopt de uitlevering via locaties in de EU (o.a. Frankfurt, Amsterdam, Parijs). Voor zover daarbij een verwerking in de VS plaatsvindt, is deze afgedekt door het EU-US Data Privacy Framework (certificering van Vercel) en aanvullend door EU-standaardcontractbepalingen.

5. Serverlogbestanden

Bij het bezoeken van de website worden om technische redenen gegevens verwerkt, bijv.:

  • IP-adres (eventueel ingekort/ingekapseld, afhankelijk van de infrastructuur)
  • datum/tijdstip van de toegang
  • opgevraagde pagina/opgevraagd bestand
  • referrer-URL
  • browser/besturingssysteem, taal, apparaatinformatie

Doel: uitlevering van de website, stabiliteit, foutanalyse, IT-beveiliging (bijv. afweer van aanvallen). Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder f, AVG. Gerechtvaardigd belang: een technisch foutloze, stabiele en veilige werking van de website en bescherming tegen misbruik en aanvallen.

5a. Foutanalyse en stabiliteitsbewaking (Sentry)

Om technische fouten op te sporen en te verhelpen, de stabiliteit te bewaken en aanvallen af te weren, gebruiken wij de dienst Sentry. Aanbieder is Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, 132 Hawthorne Street, San Francisco, CA 94107, USA, met Europese gegevensverwerking via de EU-regio van Sentry (Frankfurt, Duitsland).

Om technische redenen wordt informatie over optredende fouten verwerkt, met name:

  • foutmelding en technische stackinformatie
  • opgevraagde URL (zonder padparameters met persoonsgegevens)
  • browser, besturingssysteem, apparaattype
  • ingekort IP-adres (anonimisering aan de serverzijde)
  • releasekenmerk van de applicatie
  • tijdstip van de fout

Wij hebben Sentry zo geconfigureerd dat er geen sessieopnamen, geen toetsaanslagen en geen formulierinhoud worden vastgelegd. Er vindt geen identificatie van natuurlijke personen aan de hand van de verzamelde gegevens plaats; een technische koppeling met sessies bestaat uitsluitend voor foutanalyse en wordt na 90 dagen automatisch gewist.

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder f, AVG. Gerechtvaardigd belang: stabiliteit, veiligheid en foutloze werking van de website en het tijdig signaleren van beveiligings- en beschikbaarheidsproblemen. Een eventuele doorgifte naar de VS wordt afgedekt door EU-standaardcontractbepalingen overeenkomstig de DPA van Sentry. De bewaartermijn in Sentry bedraagt 90 dagen.

U kunt op grond van art. 21 AVG met opgave van redenen bezwaar maken tegen de verwerking (contactgegevens: zie punt 1).

5b. Bescherming tegen bots en misbruik (Vercel BotID)

Ter bescherming van beveiligingsgevoelige formulieren (met name inloggen, registratie, wachtwoord opnieuw instellen, wijziging van adres en e-mailadres en afrekenen) wordt de dienst Vercel BotID gebruikt, die geautomatiseerde toegang (bots) onderscheidt van menselijke invoer. Aanbieder is Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA.

Daarbij wordt technische informatie over het eindapparaat en de verbinding geanalyseerd, bijv.:

  • browser- en apparaatkenmerken
  • technische interactie- en verbindingskenmerken
  • IP-adres

De dienst draait onzichtbaar op de achtergrond en is technisch vereist voor het verzenden van de genoemde formulieren. De inhoud van invoervelden wordt daarbij niet geanalyseerd; er vindt geen profilering voor reclamedoeleinden plaats.

Doel: afweer van geautomatiseerde aanvallen en kwaadwillende verzoeken, bescherming van accounts en bestelprocessen. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder f, AVG. Gerechtvaardigd belang: bescherming tegen geautomatiseerd misbruik, fraude en aanvallen op beveiligingsgevoelige functies. Voor zover daarbij een verwerking in de VS plaatsvindt, is deze afgedekt door het EU-US Data Privacy Framework (certificering van Vercel) en aanvullend door EU-standaardcontractbepalingen.

6. Cookies & toestemmingen

Er worden cookies/soortgelijke technologieën gebruikt die ofwel:

  • technisch noodzakelijk zijn (bijv. winkelwagenfunctie), of
  • optioneel zijn (bijv. statistieken), alleen als u toestemming geeft.

Optionele technologieën worden (voor zover gebruikt) pas na toestemming geactiveerd; deze toestemming kunt u te allen tijde via de cookie-instellingen intrekken/wijzigen. In Duitsland is het opslaan/uitlezen van informatie op eindapparatuur bovendien geregeld in de Duitse wet inzake gegevensbescherming en privacy bij telecommunicatie en digitale diensten (TDDDG).

Naast technisch noodzakelijke cookies worden optionele analysetechnologieën van de analysedienst Mixpanel (EU-project) gebruikt. Deze worden uitsluitend na uw toestemming via de tool voor cookietoestemming geactiveerd; zonder toestemming vindt geen analyse plaats. U kunt uw toestemming te allen tijde via de cookie-instellingen met werking voor de toekomst intrekken. Onderdeel 11a beschrijft de details van de analyse. De overige optionele diensten, die alleen na toestemming actief zijn, worden beschreven in de onderdelen 6a, 6b en 6c.

6a. Bereik- en prestatiemeting (Vercel Analytics, Vercel Speed Insights)

Als u in de tool voor cookietoestemming de categorie “Statistiek” activeert, wordt de dienst Vercel Analytics gebruikt. Aanbieder is Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Vercel Analytics verzamelt geaggregeerde gebruiksstatistieken (bijv. paginaweergaven); de gegevens worden geaggregeerd verzameld, zonder dat gegevens worden opgeslagen die direct tot een persoon herleidbaar zijn.

Doel: bereikmeting. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder a, AVG en § 25, lid 1, TDDDG (toestemming). Zonder toestemming vindt geen registratie plaats. U kunt uw toestemming te allen tijde via de cookie-instellingen met werking voor de toekomst intrekken.

Los van een eventuele toestemming gebruiken wij Vercel Speed Insights om technische prestatiewaarden te meten (Web Vitals, bijv. laadtijden en interactiviteit). De dienst plaatst geen cookies, slaat geen informatie op uw eindapparaat op en leest er geen informatie uit; § 25 TDDDG is daarom niet van toepassing. De datapunten (bijv. route, browser, apparaattype, land, meetwaarde) zijn volgens de aanbieder anoniem en worden niet gekoppeld aan een IP-adres of aan een identificeerbare persoon. Vercel verzorgt tevens de uitlevering van deze website (zie onderdeel 4); afgezien van de verwerking die daarbij hoe dan ook plaatsvindt, ontvangt Vercel via Speed Insights geen aanvullende persoonsgegevens.

Doel: analyse en optimalisatie van de technische prestaties van de website. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

Voor zover bij deze diensten een verwerking in de VS plaatsvindt, is deze afgedekt door EU-standaardcontractbepalingen.

6b. Livechat (Intercom)

Als u in de tool voor cookietoestemming de categorie “Functioneel” activeert, wordt een chatwidget van de dienst Intercom beschikbaar gesteld, waarmee u met de klantenservice kunt communiceren. Aanbieder is Intercom R&D Unlimited Company, 2nd Floor, Stephen Court, 18-21 Saint Stephen's Green, Dublin 2, Ierland.

Daarbij worden met name de inhoud die u in de chat verstuurt en, bij ingelogde klanten, contactgegevens (bijv. naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer) verwerkt. Zonder toestemming blijft de chat uitgeschakeld.

Doel: klantcommunicatie en ondersteuning via een livechat. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder a, AVG en § 25, lid 1, TDDDG (toestemming). U kunt uw toestemming te allen tijde via de cookie-instellingen met werking voor de toekomst intrekken. Intercom verwerkt gegevens deels in de VS; deze doorgifte is afgedekt door EU-standaardcontractbepalingen.

6c. Automatische adresaanvulling bij het afrekenen (Google Maps Places)

Als u in de tool voor cookietoestemming de categorie “Functioneel” activeert, wordt bij het afrekenen automatische adresaanvulling via de Google Maps Places API aangeboden. Aanbieder is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland; een doorgifte aan Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, kan plaatsvinden.

Daarbij worden de door u ingevoerde adresgegevens aan Google doorgegeven om passende suggesties te bepalen. Zonder toestemming is de functie niet beschikbaar; u voert uw adres in dat geval handmatig in.

Doel: gemakkelijke invoer van leverings- en factuuradressen met zo min mogelijk fouten. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder a, AVG en § 25, lid 1, TDDDG (toestemming). U kunt uw toestemming te allen tijde via de cookie-instellingen met werking voor de toekomst intrekken. Een eventuele doorgifte naar de VS is afgedekt door het EU-US Data Privacy Framework (certificering van Google) en aanvullend door EU-standaardcontractbepalingen.

B) Webshop, bestellingen, communicatie

7. Bestellingen & afhandeling van de overeenkomst

Bij een bestelling worden gegevens verwerkt die nodig zijn voor het sluiten en uitvoeren van de koopovereenkomst, bijv.:

  • naam, factuur-/leveringsadres
  • e-mailadres, eventueel telefoonnummer
  • bestelde producten, hoeveelheden, prijzen, tijdstippen
  • status-/communicatiegegevens (bijv. verzendstatus, vragen)

Doel: uitvoering van de overeenkomst, verzending, retouren/terugbetalingen, klantenservice. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG. Verstrekking van de gegevens: Het opgeven van de voor de bestelling vereiste gegevens (met name naam, leverings-/factuuradres, e-mailadres) is noodzakelijk voor het sluiten en uitvoeren van de koopovereenkomst. Zonder deze gegevens kan de bestelling niet worden afgehandeld en kan de overeenkomst niet worden nagekomen.

8. Klantaccount (indien aangeboden)

Bij het aanmaken van een klantaccount worden de daarvoor noodzakelijke gegevens (bijv. inlog-/contactgegevens en de bestelgeschiedenis in het account) opgeslagen.

Doel: accountfuncties (besteloverzicht, sneller afrekenen). Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG.

9. Contact opnemen

Wanneer u contact opneemt (per e-mail/formulier), worden de inhoud van uw bericht en de contactgegevens verwerkt.

Doel: behandeling van uw verzoek. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG (precontractueel/contractueel) of art. 6, lid 1, onder f, AVG (algemene vragen).

9a. Nieuwsbrief

Als u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, worden het door u opgegeven e-mailadres en de status en tijdstippen van uw aan- en afmelding verwerkt. De aanmelding verloopt via een procedure met dubbele bevestiging (double opt-in): na uw invoer wordt een bevestigingsmail verzonden en de nieuwsbrief wordt pas geactiveerd na bevestiging via de daarin opgenomen link. Aanmelding en bevestiging worden opgeslagen als bewijs van uw toestemming. De nieuwsbrief en de bevestigingsmail worden verzonden via de e-maildienstverlener Resend (zie punt 14).

Doel: regelmatige informatie over producten, aanbiedingen en nieuws. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder a, AVG (toestemming) en § 7 van de Duitse wet tegen oneerlijke concurrentie (UWG). U kunt zich te allen tijde afmelden voor de nieuwsbrief en uw toestemming met werking voor de toekomst intrekken, bijv. via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbriefmail; afmelden kan met één klik. De rechtmatigheid van de verwerking tot het moment van intrekking blijft onverlet.

9b. Productinformatie voor bestaande klanten (e-mail)

Als u in de webshop goederen koopt (met of zonder klantaccount) en niet op de nieuwsbrief (punt 9a) bent geabonneerd, ontvangt u op het bij de bestelling opgegeven e-mailadres e-mails met informatie over en aanbevelingen voor eigen goederen die gelijksoortig zijn aan de door u gekochte producten. Als u op de nieuwsbrief bent geabonneerd, ontvangt u dergelijke productinformatie via de nieuwsbrief.

Hiervoor worden uw e-mailadres, uw naam, de gekozen taal en de gekochte producten en besteltijdstippen verwerkt. De selectie van de inhoud is gebaseerd op uw bestelgeschiedenis (segmentatie); daarbij vindt geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG plaats. De verzending verloopt via de e-maildienstverlener Resend (zie punt 14).

Doel: direct marketing voor eigen goederen die gelijksoortig zijn aan de gekochte producten, gericht op bestaande klanten. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder f, AVG. Gerechtvaardigd belang: direct marketing voor eigen gelijksoortige producten, gericht op bestaande klanten (§ 7, lid 3, UWG).

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw e-mailadres voor deze productinformatie, zonder opgave van redenen en zonder dat daarvoor andere kosten ontstaan dan de transmissiekosten volgens de basistarieven (art. 21, lid 2, AVG), bijv. via de afmeldlink in elke e-mail of met een bericht aan service@vykea.com. Op dit recht van bezwaar wordt u al gewezen bij het verzamelen van uw e-mailadres tijdens het bestelproces. Na een bezwaar ontvangt u geen e-mails met productinformatie meer; transactiegerelateerde e-mails (bijv. bestel- en verzendbevestigingen) blijven hierdoor onaangetast.

10. Productbeoordelingen

Wanneer u een productbeoordeling plaatst, worden de door u opgegeven gegevens (met name voor- en achternaam, beoordelingstekst en waardering/sterren) en het product waarop de beoordeling betrekking heeft, verwerkt.

Bij de openbare weergave van de beoordeling op de betreffende productpagina wordt de voornaam volledig getoond, terwijl de achternaam wordt afgekort tot de eerste letter (voorbeeld: Anna Mustermann wordt Anna M.). De volledige achternaam wordt niet gepubliceerd. Wij verzoeken u geen gegevens te vermelden die u niet openbaar wilt maken.

Doel: weergave van productbeoordelingen, informatie voor andere klanten. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder a, AVG (toestemming door het vrijwillig plaatsen van de beoordeling) en art. 6, lid 1, onder f, AVG (gerechtvaardigd belang bij betekenisvolle productinformatie). Een gegeven toestemming kunt u te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken; de beoordeling wordt dan verwijderd.

11. Aanbevelingen / vrienden werven

Bij deelname aan het aanbevelingsprogramma worden de daarvoor vereiste gegevens verwerkt, bijv. een aan u toegewezen aanbevelingscode, de koppeling tussen de aanbevelende en de geworven persoon en de status van eventuele beloningen/tegoeden.

Doel: uitvoering en afrekening van het aanbevelingsprogramma, toekenning van beloningen. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG (uitvoering van het programma) en art. 6, lid 1, onder f, AVG (gerechtvaardigd belang bij het promoten van het aanbod via aanbevelingen). Als u actief een andere persoon uitnodigt, verzoeken wij u ervoor te zorgen dat u daartoe gerechtigd bent.

11a. Scans van QR-codes bij partnerpraktijken en -apotheken

Bij het scannen van een QR-code van een partnerpraktijk of -apotheek vindt de gegevensverwerking in twee fasen plaats.

1. Geaggregeerde, toestemmingsvrije telling. Er wordt geteld hoe vaak elke partner-QR-code wordt gescand. Daarvoor wordt een gezouten hash van de cookie _medusa_cache_id gebruikt; deze hash verandert maandelijks. Deze cookie bevat een willekeurige browser-ID die de webshop voor één jaar plaatst en ook voor caching gebruikt. Er wordt geen e-mailadres of naam opgeslagen. Uit het IP-adres wordt uitsluitend de landcode afgeleid en opgeslagen; het IP-adres zelf wordt niet opgeslagen. De hash wisselt elke kalendermaand, zodat er geen blijvend profiel ontstaat. Het geaggregeerde aantal wordt in de eigen database en daarnaast, op dezelfde rechtsgrond, in de analysedienst Mixpanel (EU-project) opgeslagen, zonder persoonsgegevens en zonder dat de analysedienst cookies op uw apparaat plaatst. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst in het kader van het partnerprogramma (art. 6, lid 1, onder b, AVG) en het gerechtvaardigd belang bij de exploitatie (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

2. Analyse voor bezoekers die toestemming hebben gegeven. Bezoekers die de categorie “Statistiek” hebben geaccepteerd, laten hun interactie met de promotiepagina, de productpagina's, de winkelwagen en het afrekenen in Mixpanel vastleggen, onder dezelfde toestemmingscategorie. Deze vervolggebeurtenissen vullen de toestemmingsvrije telling aan; zij worden op apparaten met toestemming aanvullend vastgelegd. Op apparaten waarvoor toestemming voor de categorie “Statistiek” is gegeven, worden bovendien paginaweergaven en een sessieopname (Session Replay) vastgelegd, om het gebruik van de pagina's inzichtelijk te maken en ze te verbeteren. Invoervelden, wachtwoorden en als vertrouwelijk gemarkeerde inhoud worden daarbij automatisch gemaskeerd en niet opgenomen. Rechtsgrond is uw toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG), die u te allen tijde met werking voor de toekomst kunt intrekken.

C) Betalingen & fraudepreventie

12. Betalingsafhandeling via Stripe

Voor de afhandeling van betalingen wordt Stripe gebruikt. In Europa is in de regel Stripe Payments Europe, Limited de aanbieder/contractpartij.

Daarbij worden, afhankelijk van de gekozen betaalmethode, met name de volgende gegevens verwerkt/doorgegeven:

  • stamgegevens (bijv. naam, e-mailadres)
  • transactiegegevens (bedrag, valuta, tijdstippen, winkelwagen-/bestelreferenties)
  • eventueel factuur-/leveringsgegevens
  • technische gegevens (bijv. IP-adres, apparaat-/browserinformatie) die nodig zijn voor de betalingsafhandeling en de beveiliging

Doel: uitvoering van de betaling, voorkoming van misbruik/fraude, beveiliging. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG (overeenkomst) en eventueel art. 6, lid 1, onder f, AVG (beveiligingsbelangen).

Afhankelijk van de context kan Stripe gegevens ook onder eigen verantwoordelijkheid verwerken; nadere details zijn te vinden in de privacyverklaring van Stripe en het Privacy Center. Voor zover Stripe als verwerker optreedt, geldt de DPA van Stripe; daarin worden ook beschermingsmechanismen voor mogelijke doorgiften naar derde landen beschreven (bijv. standaardcontractbepalingen).

Er worden geen volledige kaart-/rekeninggegevens opgeslagen; in de regel wordt alleen informatie ontvangen die nodig is voor bevestiging/toewijzing (bijv. betalingsstatus, referentie/token).

D) Verzending & dienstverleners

13. Verzending/logistiek

Voor de bezorging worden de voor de verzending vereiste gegevens doorgegeven aan verzend-/logistieke dienstverleners (bijv. naam, adres, eventueel zendinggegevens). Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG.

14. E-mailverzending (Resend)

Voor de verzending van transactiegerelateerde e-mails (bijv. bestel- en verzendbevestigingen, e-mails over account en wachtwoord, verzending van facturen), van de nieuwsbrief (punt 9a) en van de productinformatie voor bestaande klanten (punt 9b) wordt de dienst Resend gebruikt. Aanbieder is Plus Five Five, Inc. (Resend), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA.

Daarbij worden de voor de verzending vereiste gegevens (met name e-mailadres, naam en de inhoud van de betreffende melding) verwerkt. Voor de selectie van de productinformatie volgens punt 9b worden bovendien bestelgerelateerde gegevens (met name gekochte producten, taal en besteltijdstippen) bij het betreffende contact in Resend opgeslagen. Resend treedt op als verwerker (art. 28 AVG).

Doel: bezorging van meldingen met betrekking tot de overeenkomst en het account, alsmede van de in de punten 9a en 9b beschreven e-mails. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG (afhandeling van de overeenkomst) en art. 6, lid 1, onder f, AVG (veilige en betrouwbare communicatie).

Voor zover hierbij een verwerking in de VS plaatsvindt, is deze afgedekt door het EU-US Data Privacy Framework (certificering van Resend/Plus Five Five, Inc.) en aanvullend door EU-standaardcontractbepalingen overeenkomstig de DPA van Resend.

15. Opstellen & archiveren van facturen

Voor het opstellen van facturen en creditfacturen wordt uit de bestelgegevens een pdf-document gegenereerd. Voor het genereren wordt de dienst PDF Generator API gebruikt. Aanbieder is Actual Reports OÜ, Tõnismägi 11a, 10119 Tallinn, Estland (handelsregisternummer 12318670). Overeenkomstig de gebruikte verwerkingsregio worden de documenten gegenereerd op servers in de VS.

De opgestelde facturen worden vervolgens auditbestendig en onveranderbaar gearchiveerd in Google Cloud Storage. Aanbieder is Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, D02 R296, Ierland. De gebruikte opslaglocatie bevindt zich in de EU (regio europe-west3, Frankfurt). De genoemde diensten treden in zoverre op als verwerkers (art. 28 AVG).

Er worden met name factuurgegevens verwerkt, zoals naam, adres, factuurregels, bedragen en fiscale gegevens.

Doel: opstellen, beschikbaar stellen en wettelijk voorgeschreven archiveren van facturen. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG (afhandeling van de overeenkomst) en art. 6, lid 1, onder c, AVG (nakoming van handels- en fiscaalrechtelijke bewaarplichten).

Voor zover bij het genereren van de pdf's een verwerking in de VS plaatsvindt, is deze afgedekt door het EU-US Data Privacy Framework en aanvullend door EU-standaardcontractbepalingen overeenkomstig de betreffende DPA. Nadere informatie over deze waarborgen wordt op verzoek verstrekt via de hierboven vermelde contactgegevens.

16. Verwerkers & ontvangers

Er worden zorgvuldig geselecteerde dienstverleners ingezet die persoonsgegevens in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke of, afhankelijk van de situatie, onder eigen verantwoordelijkheid verwerken:

  • Hosting/IT-beheer: Medusa Cloud (MedusaJS, Inc., infrastructuur voor back-end en webshop) en Vercel Inc. (uitlevering van de website)
  • Betalingsafhandeling: Stripe (Stripe Payments Europe, Limited)
  • E-mailverzending: Resend (Plus Five Five, Inc.)
  • Opstellen/archiveren van facturen: PDF Generator API (Actual Reports OÜ) en Google Cloud Storage (Google Cloud EMEA Limited)
  • Verzending/logistiek: ingeschakelde verzenddienstverleners
  • Bescherming tegen bots en misbruik: Vercel BotID (Vercel Inc.)
  • Productanalyse (alleen met toestemming): Mixpanel (Mixpanel, Inc.)
  • Bereikmeting (alleen met toestemming): Vercel Analytics (Vercel Inc.)
  • Prestatiemeting (Web Vitals, gerechtvaardigd belang): Vercel Speed Insights (Vercel Inc.)
  • Livechat/ondersteuning (alleen met toestemming): Intercom (Intercom R&D Unlimited Company)
  • Automatische adresaanvulling bij het afrekenen (alleen met toestemming): Google Maps Places (Google Ireland Limited / Google LLC)

Deze dienstverleners verwerken gegevens hetzij als verwerkers in de zin van art. 28 AVG (bijv. hosting/webshopinfrastructuur, e-mailverzending, archivering van facturen), hetzij als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken (bijv. bepaalde betalings-/verzendsituaties). Met de verwerkers zijn overeenkomsten als bedoeld in art. 28 AVG gesloten; voor zover er verwerkingen in derde landen (met name de VS) plaatsvinden, zijn deze afgedekt door passende waarborgen (EU-US Data Privacy Framework en/of EU-standaardcontractbepalingen).

E) Bewaartermijn

17. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden slechts zo lang bewaard als voor de betreffende doeleinden noodzakelijk is. Daarnaast worden gegevens bewaard wanneer er wettelijke bewaarplichten bestaan. In Duitsland gelden, afhankelijk van het type document, doorgaans termijnen van 6, 8 of 10 jaar (bijv. handels-/fiscaalrechtelijke verplichtingen; sinds 2025 moeten bepaalde boekingsstukken vaak 8 jaar worden bewaard).

Facturen en fiscaal relevante bescheiden worden gearchiveerd voor de duur van de wettelijke bewaartermijnen.

F) Uw rechten

18. Rechten van betrokkenen

Afhankelijk van de voorwaarden hebt u de volgende rechten:

  • Inzage
  • Rectificatie
  • Gegevenswissing
  • Beperking van de verwerking
  • Overdraagbaarheid van gegevens
  • Bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigde belangen
  • Intrekking van gegeven toestemmingen met werking voor de toekomst

Deze rechten vloeien voort uit de AVG; de informatieverplichtingen zijn beschreven in art. 13 AVG.

19. Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

U kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Voor private ondernemingen in Beieren is dat in de regel het Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), het Beierse bureau voor toezicht op de gegevensbescherming.

G) Overige

20. Geautomatiseerde besluitvorming

Een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft (art. 22 AVG), wordt niet genomen. Profilering voor zulke doeleinden vindt niet plaats.

In het kader van de betalingsafhandeling kunnen de ingeschakelde betalingsdienstaanbieders geautomatiseerde controles uitvoeren ter voorkoming van fraude en misbruik (bijv. risicobeoordeling van een transactie). Deze controles dienen de veiligheid van het betalingsverkeer; rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder b en f, AVG.

21. Minderjarigen

Het aanbod is in beginsel gericht op volwassenen. Als wordt vastgesteld dat gegevens van minderjarigen zonder toestemming van de houders van de ouderlijke verantwoordelijkheid worden verwerkt, worden deze gegevens binnen de wettelijke mogelijkheden gewist.

22. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring wordt aangepast wanneer processen, techniek of de juridische situatie veranderen. De op dat moment actuele versie op vykea.com is van toepassing.

(Vertaling ter informatie; alleen de Duitse versie is bindend. Concept: nog niet juridisch gecontroleerd.)